IMPLEMENTASI PELAYANAN PUBLIK BIDANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN “PEMBUATAN KARTU TANDA PENDUDUK” DI KABUPATEN KUPANG

IMPLEMENTASI PELAYANAN PUBLIK BIDANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN “PEMBUATAN KARTU TANDA PENDUDUK” DI KABUPATEN KUPANG
BAB I.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan merupakan salah satu tugas pelayanan publik yang dilaksanakan oleh pemerintah dalam rangka melayani masyarakat umum, yang meliputi tugas dan fungsi, mendaftarkan dan menertibkan KTP, Kartu Keluarga, serta berbagai Akta Catatan Sipil maupun pencatatan Mutasi dan pengelolaan Data Penduduk.
Di daerah tugas pelayanan administrasi publik menjadi tugas sekaligus merupakan kewenangan dari pemerintah daerah, yang diwakili oleh “Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana”. Sebagaimana diatur dalam UU No 32 tahun 2004, tentang Pemerintahan daerah, ”Kewenangan daerah mencakup kewenangan dalam seluruh bidang pemerintahan, kecuali kewenangan dalam bidang politik luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan, moneter, dan fiskal, agama serta kewenangan bidang lain”
Pelayanan publik itu sendiri pada hakekatnya adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Namun kondisi yang terjadi di masyarakat menunjukkan bahwa pelayanan publik dalam bentuk pelayanan administrasi kependudukan khususnya dalam hal pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) belum sepenuhnya berjalan dengan baik dan masih ditemuinya hambatan.
Hal ini terlihat di Kabupaten Kupang yang wilayahnya luas, sehingga masyarakat yang ingin mengurus KTP masih kesulitan dalam memperoleh pelayanan ini. Seperti masyarakat di pulau-pulau, seperti Sabu, Raijua, Semau, dan sebagian wlilayah pulau Timor bagian barat, yang masih harus menyeberangi laut untuk mengurus KTP. Kenyataan ini menunjukkan bahwa masih sulitnya jangkauan untuk pelayanan publik di seluruh wilayah Kabupaten Kupang.
B.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan, yakni :
1. Sejauhmana implementasi pelayanan publik bidang administrasi kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang?
2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi implementasi pelayanan publik bidang administrasi kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang?
C. Tujuan dan Kegunaan
Yang menjadi tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan implementasi pelayanan publik administrasi kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang.
2. Untuk mengetahui faktor-faktor penghambat pelaksanaan implementasi pelayanan publik administrasi kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang.
Makalah ini diharapkan dapat mendatangkan kegunaan, yakni :
1. Dari segi praktis, sebagai masukkan bagi para pengambil keputusan untuk memantapkan pelayanan publik administrasi kependudukan (pembuatan KTP).
2. Kemudian dari segi teoritik, sebagai masukkan bagi kami mahasiswa untuk dapat menjabarkan berbagai masalah yang ada di lapangan.
BAB II.
PEMBAHASAN
A. TINJAUAN UMUM
1. Dasar Hukum Pelayanan Publik
Pelayanan publik untuk masyarakat umum menjadi tugas dan kewajiban pemerintah untuk melaksanakannya, telah ditegaskan dalam:
a.) Instruksi Presiden Nomor 1 tahun 1995 tentang Perbaikan Peningkatan Mutu Pelayanan Aparatur kepada masyarakat.
b.) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.
c.) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 26/KEP/M.PAN/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas Penyelenggaraan Pelayanan Publik
Peraturan-peraturan pemerintah ini menjadi dasar hokum pelaksanaan pelayanan publik dan salah satu bentuk pelayanan publik yang dilaksanakan untuk masyarakat, adalah pelayanan publik bidang administrasi kependudukan, seperti pembuatan KTP.
2. Dasar Hukum Pembuatan Kartu Tanda Penduduk
Pembuatan KTP diatur dan ditetapkan berdasarkan:
a.) Keputusan Presiden Nomor 52 tahun 1977 tentang Pendaftaran Penduduk
b.) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 A tahun 1995 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dalam rangka Sistem Informasi Manajemen Kependudukan
c.) Keputusan Mendagri Nomor 45 tahun 1992 tentang Pokok-pokok Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri
d.) Keputusan Mendagri Nomor 15 A tahun 1995 tentang spesifikasi blanko / formulir/ buku serta sarana pnunjuang lainnya yang dipergunakan dalam Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk
e.) Keputusan Mendagri Nomor 20 A tahun 1995 tentang Prosedur dan Tata Cara Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dalam Kerangka Sistem Manajemen Informasi Kependudukan
f.) Keputusan Mendagri Nomor 42 tahun 1995 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dalam Kerangka Sistem Informasi Manajemen Kependudukan.
Jabaran peraturan pemerintah pusat untuk pelaksanaan pembuatan KTP di Kabupaten Kupang, ditetapkan berdasarkan:
a.) Perda Kabupaten Daerah Tingkat II Kupang Nomor 2 tahun 1996 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dalam rangka Sistem Informasi Manajemen Kependudukan.
b.) Perda Kabupaten Kupang Nomor 4 tahun 2006 tentang retribusi Penggantian Biaya Cetak Kartu Tanda Penduduk dan Akta Catatan Sipil
3. Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan (Pembuatan KTP)
a.) Instansi Pemerintah Daerah Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan (Pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang.
Instansi yang ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan publik di bidang kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang berdasarkan Perda Kabupaten Kupang Nomor 26 tahun 2005 adalah “Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan, dan Keluarga Berencana”.
b.) Syarat-syarat Pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk, diatur dalam Lampiran I Perda Kabupaten Daerah Tingkat II Nomor 2 tahun 1996, sebagai berikut:
1.) Untuk pembuatan KTP Baru:
- Surat pengantar dari RT/RW yang menerangkan bahwa yang bersangkutan benar-benar penduduk di lingkungannya
- Foto copy Kartu Keluarga, untuk yang tinggal dengan keluarga atau apabila tinggal sendiri wajib membuat Kartu Keluarga, sebanyak satu (1) rangkap
- Pas foto ukuran 3x4 cm, sebanyak 3 (tiga) lembar, dengan tampak wajah meliputi 70% bidang foto dan dengan latar belakang warna putih
2.) Untuk perpanjangan KTP:
- Surat pengantar dari RT/RW yang menerangkan bahwa yang bersangkutan benar-benar penduduk di lingkungannya
- Foto copy Kartu Keluarga, untuk yang tinggal dengan keluarga atau apabila tinggal sendiri wajib membuat Kartu Keluarga, sebanyak satu (1) rangkap
- KTP yang telah habis masa berlakunya
- Pas foto ukuran 3x4 cm, sebanyak 3 (tiga) lembar, dengan tampak wajah meliputi 70% bidang foto dan dengan latar belakang warna putih
3.) Perbaikan KTP yang rusak atau hilang
- Surat pengantar dari RT/RW yang menerangkan bahwa yang bersangkutan benar-benar penduduk di lingkungannya
- Foto copy Kartu Keluarga, untuk yang tinggal dengan keluarga atau apabila tinggal sendiri wajib membuat Kartu Keluarga, sebanyak satu (1) rangkap
- KTP yang telah habis masa berlakunya
- Pas foto ukuran 3x4 cm, sebanyak 3 (tiga) lembar, dengan tampak wajah meliputi 70% bidang foto dan dengan latar belakang warna putih
- Surat keterangan dari Kepolisian bagi mereka yang kehilangan KTP
c.) Mekanisme Pengurusan KTP
Mekanisme pengurusan KTP yaitu adalah:
1.) Pemohon mengisi formulir KTP rangkap 3 yang disiapkan di kantor Desa/Kelurahan serta melampirkan persyaratan yang harus dilengkapi
2.) Kepala Desa/Lurah menerima dan meneliti berkas permohonan KTP, memberikan resi tanda terima permohonan, menyimpan arsip dan memberikan permohonan yang telah lengkap ke Kecamatan
3.) Camat menerima dan meneliti berkas permohonan KTP, memberikan resi tanda terima permohonan, menyimpan arsip dan mengirimkan permohonan yang telah lengkap ke Kabupaten (Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan, dan Keluarga Berencana)
4.) Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana menerima dan meneliti berkas permohonan KTP, memberikan resi tanda terima permohonan, melakukan verifikasi data ke bank data, memproses penerbitan KTP, selanjutnya mengirimkan kembali KTP yang telah dicetak ke kecamatan
5.) Camat menerima, meneliti dan menandatangani KTP, melakukan laminating terhadap KTP tersebut dan mengirimkan ke Desa/Kelurahan
6.) Kepala Desa/Lurah menerima resi tanda terima permohonan dan menyerahkan KTP kepada yang bersangkutan (pemohon)
Keseluruhan waktu penyelesaian pembuatan KTP berdasarkan Prosedur Tetap (Protap) Pelayanan Pembuatan Kartu Tanda Penduduk di Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Kupang, selama 15 hari kerja.
Biaya retribusi yang dikenakan untuk pembuatan KTP berdasarkan Perda Kabupaten Kupang Nomor 4 tahun 2006, tentang Retribusi Penggantian Biaya Cetak Kartu Tanda Penduduk dan Akta Catatan Sipil, yaitu:
1.) Kartu Tanda Penduduk (KTP) Warga Negara Indonesia (WNI) sebesar Rp. 7.000,- untuk tiap KTP
2.) Formulir SIAK/sejenis sebesar Rp. 1.000,- per lembar.
B. IMPLEMENTASI PELAYANAN PUBLIK ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (PEMBUATAN KTP) DI KABUPATEN KUPANG.
Menurut Poewadarminta (1990:327) implementasi berarti pelaksana atau penerapan.
Kemudian J. A. M. Maarse mengatakan bahwa implementasi merupakan suatu upaya mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan sarana-sarana tertentu dan dalam urutan waktu tertentu.
Adapula pendapat dari Charles O. Jones, bahwa implementasi atau penerapan adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengoperasikan sebuah program.
Selanjutnya oleh George C, Edward, ada beberapa faktor yang mempengaruhi implementasi yaitu faktor komunikasi, faktor sumber daya, faktor sikap, dan faktor struktur organisasi.
Berdasarkan faktor-faktor tersebut maka dapat digambarkan Implementasi Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan di Kabupaten Kupang:
1. Faktor Komunikasi
Faktor Komunikasi yaitu suatu proses penyampaian informasi dari pejabat atau instansi tertentu yang secara hierarkis berkedudukan lebih tinggi, kepada pejabat atau instansi tertentu untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan informasi yang diberikan yang dilihat dari aspek transmisi atau pengiriman berita, aspek kejelasan dan konsistensi.
Komunikasi yang dilaksanakan oleh Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Kupang dengan aparat pelaksana di tingkat kecamatan belum lancar karena terkendala oleh ketersediaan sarana komunikasi cepat (telepon/faksimili) yang belum tersedia di kecamatan sehingga informasi/instruksi yang harus disampaikan kecamatan kepada desa/kelurahan yang selanjutnya kepada masyarakat memakan waktu lama, demikian pula sebaliknya.
Hal ini juga mengakibatkan banyak masyarakat yang belum tahu tentang prosedur, syarat, waktu dan biaya pembuatan KTP, sehingga dalam pelaksanaan di lapangan terjadi penyimpangan-penyimpangan. Biaya yang seharusnya hanya Rp. 7.000,- masyarakat harus mengeluarkan biaya sampai Rp. 50.000,-
2. Faktor Sumber daya
Sumber daya yaitu sarana yang digunakan dalam implementasi, hal ini dilihat dari aspek staff/personil, informasi dan fasilitas.
Sumber daya dari aparat yang melayani masih belum sepenuhnya baik karena seharusnya sebagai aparat yang melayani taat sepenuhnya kepada Prosedur Tetap (protap) yang telah ada, namun kenyataannya masih menunda-nunda penyelesaian pembuatan KTP.
3. Faktor Sikap
Yaitu sikap dari para pelaksana dalam melayani masyarakat, dilihat dari aspek pembagian tugas dan aspek insentif.
Sikap yang ditunjukkan oleh petugas yang ada di Kecamatan maupun di Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Kupang, masih menunjukkan sikap selalu minta untuk dihormati dan bukannya melayani masyarakat yang membutuhkan, sehingga kebutuhan pelayanan masyarakat akan KTP banyak kali memakan waktu yang lama.
4. Faktor Struktur Birokrasi
Yaitu tatanan organisasi yang mengatur tentang pedoman kerja dan penjabaran wilayah tanggung jawab bagi pelaksana, dan dilihat dari aspek prosedur standar operasi dan pembagian wilayah tanggung jawab.
Struktur birokrasi untuk Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang cukup panjang karena prosesnya mulai dari tingkat RT/RW ke Desa/Kelurahan lalu ke Kecamatan dan seterusnya ke Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana, dan sebaliknya, sehingga proses untuk penyelesaian pembuatan KTP memakan waktu yang cukup lama
BAB III.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari pembahasan masalah diatas maka dapat disimpulkan, bahwa Implementasi Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan di Kabupaten Kupang belum sepenuhnya berjalan dengan baik diantaranya karena faktor komunikasi yang masih terhambat oleh fasilitas-fasilitas yang belum tersedia, sumber daya aparat pelaksana yang belum sepenuhnya melayani dengan baik, sikap yang diperlihatkan oleh petugas dalam melayani masyarakat, serta struktur birokrasi atau prosedur yang panjang dalam proses pembuatan KTP
B. SARAN
1. Untuk meningkatkan kinerja Pelayanan Publik Administrasi Kependudukan (pembuatan KTP) di Kabupaten Kupang, agar kewenangan untuk mencetak formulir dan blanko KTP dilimpahkan ke Kecamatan sehingga lebih mudah melayani masyarakat yang membutuhkan, sedangkan pihak Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Kupang, menerima laporan hasil pelaksanaannya saja.
2. Pelimpahan kewenangan ini juga memudahkan masyarakat dari segi biaya, karena mengingat jangkauan pelayanan Dinas Pencatatan Sipil, Administrasi Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Kupang yang harus sampai ke kecamatan-kecamatan yang jauh, yang bahkan harus menggunakan angkutan laut untuk mencapainya.